Rezerwacja biurek w systemie hot-desking – co to jest?

Hot-desking to model organizacji pracy, w którym pracownicy nie mają przypisanych na stałe biurek. Zamiast tego korzystają z systemu rezerwacji, który umożliwia elastyczne zarządzanie przestrzenią biurową. Rozwiązanie to zyskuje na popularności, zwłaszcza w firmach stosujących model hybrydowy lub zdalny, gdzie obecność pracowników w biurze jest zmienna.

Na czym polega system hot-desking?

W systemie hot-desking pracownik przychodzi do biura i rezerwuje wolne biurko za pomocą aplikacji, systemu online lub fizycznych terminali. Dzięki temu unika się sytuacji, w której nieużywane stanowiska zajmują przestrzeń. Biurka są dostępne dla każdego, co umożliwia bardziej efektywne wykorzystanie biura.

Według raportu firmy CBRE, aż 67% organizacji wdrożyło lub planuje wdrożenie hot-deskingu jako elementu strategii optymalizacji przestrzeni biurowej. System ten pozwala firmom zmniejszyć powierzchnię biura, obniżając jednocześnie koszty utrzymania.

Zalety rezerwacji biurek w hot-deskingu

Hot-desking oferuje wiele korzyści, zarówno dla pracodawców, jak i pracowników:

• Efektywne wykorzystanie przestrzeni: Biurka są zajmowane tylko wtedy, gdy są potrzebne, co pozwala firmom zmniejszyć powierzchnię biurową nawet o 30%.
• Elastyczność dla pracowników: Osoby pracujące w modelu hybrydowym mogą korzystać z biura według własnych potrzeb, wybierając miejsce, które najlepiej odpowiada ich zadaniom.
• Promowanie współpracy między działami: Brak stałego przypisania miejsc sprzyja nawiązywaniu relacji między pracownikami z różnych zespołów.

Jak wdrożyć taki system?

Wdrożenie hot-deskingu wymaga odpowiedniego przygotowania i zastosowania narzędzi wspierających ten model pracy:

• Technologia rezerwacji: Niezbędne są systemy umożliwiające sprawną rezerwację biurek. Przykładem może być oprogramowanie Robin czy DeskFlex, które pozwalają na łatwe zarządzanie miejscami pracy.
• Ergonomiczne i uniwersalne biurka: Stanowiska powinny być wyposażone w regulowane meble, aby odpowiadały potrzebom różnych użytkowników.
• Strefy dedykowane różnym zadaniom: Obok standardowych biurek warto uwzględnić miejsca do pracy w ciszy, strefy kreatywne oraz przestrzenie do spotkań.

Wyzwania związane z hot-deskingiem

Mimo licznych zalet, hot-desking wiąże się także z pewnymi wyzwaniami:

• Brak personalizacji przestrzeni: Niektórzy pracownicy mogą odczuwać dyskomfort wynikający z braku stałego miejsca pracy.
• Potrzeba efektywnego zarządzania: Wdrożenie hot-deskingu wymaga odpowiedniego systemu zarządzania, aby uniknąć chaosu i konfliktów o dostępność miejsc.
• Higiena i czystość: Częsta rotacja użytkowników wymaga większej dbałości o utrzymanie biurek w czystości.

Przykłady firm korzystających z hot-deskingu

Wiele dużych organizacji zdecydowało się na wdrożenie hot-deskingu, dostosowując biura do nowoczesnych modeli pracy:

• Microsoft: Firma zastosowała hot-desking w swoich biurach, wyposażając je w technologie rezerwacji biurek oraz strefy dedykowane pracy zespołowej i indywidualnej.
• PwC: W ramach optymalizacji przestrzeni biurowej PwC wdrożyło system hot-desking w swoich oddziałach na całym świecie, zmniejszając jednocześnie powierzchnię biurową.
• Spotify: Biura tej firmy oferują pracownikom możliwość wyboru miejsc w zależności od potrzeb, co sprzyja elastyczności i wspiera pracę hybrydową.

Jak pracownicy odbierają hot-desking?

Z raportu Leesman wynika, że 54% pracowników korzystających z hot-deskingu ocenia tę formę pracy jako pozytywną. Kluczowe dla ich zadowolenia są jednak odpowiednie rozwiązania technologiczne oraz dbałość o komfort stanowisk pracy. Firmy, które zapewniają odpowiednie wsparcie, obserwują wzrost efektywności i lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej.

Rezerwacja biurek w systemie hot-desking to nowoczesne rozwiązanie, które pozwala firmom zoptymalizować przestrzeń biurową i dostosować ją do zmieniających się potrzeb pracowników. Dzięki elastyczności i zastosowaniu nowoczesnych technologii ten model pracy wspiera efektywność, współpracę i oszczędność kosztów. Odpowiednie wdrożenie i zarządzanie systemem hot-deskingu może przynieść korzyści zarówno dla organizacji, jak i jej pracowników.